Jak financovat nákup materiálu a zásob bez narušení cash flow

Nová zakázka je dobrá zpráva, dokud kvůli ní nemusíte zaplatit desítky tisíc za materiál ještě před první platbou od zákazníka. Podobně je to u zásob: zboží může mít dobrou marži, ale dokud se neprodá, představuje peníze uložené ve skladu.

Právě nákup materiálu a zásob patří mezi typické situace, kdy se podnikatel musí rozhodovat nejen podle ceny, ale také podle cash flow. Cílem není nakoupit co nejvíce ani využít nejvyšší dostupné financování. Smyslem je zajistit potřebné vstupy tak, aby podnikání zvládlo období mezi platbou dodavateli a příjmem od zákazníka.

Nejdříve spočítejte, jak dlouho budou Vaše peníze v materiálu nebo zásobách skutečně vázané.

Materiál pro konkrétní zakázku a skladová zásoba nejsou totéž

U materiálu pro potvrzenou zakázku obvykle znáte zákazníka, cenu práce a předpokládaný termín dokončení. Lze tedy přibližně odhadnout, kdy se peníze vrátí. U skladových zásob je situace méně jistá: část zboží se může prodat rychle, část až za několik měsíců.

Proto je vhodné financovat tyto dvě potřeby odlišně. Krátký cyklus se lépe plánuje, zatímco u zásob je důležité pracovat s rychlostí obrátky a nepřeceňovat očekávanou poptávku.

Spočítejte celý náklad, ne jen cenu na faktuře

K ceně materiálu nebo zboží mohou přibýt doprava, balné, skladování, pojištění, montáž, clo nebo další související výdaje. Pokud do výpočtu zahrnete jen cenu samotného nákupu, můžete podcenit skutečnou částku, kterou bude potřeba předfinancovat.

Financujte skutečnou potřebu, nikoli automaticky celou hodnotu zakázky nebo maximální dostupný limit.

Zvažte zálohu od zákazníka

U zakázek, které vyžadují významný nákup materiálu před zahájením práce, může být záloha přirozeným nástrojem řízení rizika. Část vstupních nákladů pak nefinancujete ze svých peněz a současně si ověříte vážnost objednávky.

Výše zálohy a podmínky musí odpovídat konkrétní zakázce a dohodě se zákazníkem. U dlouhodobějších projektů může dávat smysl také fakturace po jednotlivých etapách místo jedné faktury až na konci.

Jednejte s dodavatelem o splatnosti a velikosti dodávky

Někdy není nutné hledat další peníze, ale změnit časování výdajů. Dodavatel může nabídnout splatnost faktury, rozdělení dodávky do několika částí nebo postupné objednávky. To je zvlášť užitečné u materiálu, který nepotřebujete celý první den.

Vždy ale zvažte cenu. Velkoobjemová sleva není skutečná úspora, pokud kvůli ní nakoupíte zásobu, která se dlouho neotáčí nebo zabere příliš velkou část provozní hotovosti.

U zásob sledujte, jak rychle se mění zpět na peníze

Sklad není jen logistická otázka. Je to část firemních peněz uložená ve zboží. U každé větší objednávky proto zvažte, jak dlouho se daný typ zboží běžně prodává, jaká je sezónnost a zda některé položky neleží na skladě příliš dlouho.

Čím déle zůstávají peníze ve skladu, tím větší rezervu potřebujete na běžný provoz.

Jak zvolit financování podle délky nákupního cyklu

Jestliže nakupujete materiál pro konkrétní zakázku a úhradu od zákazníka očekáváte v krátké a dobře odhadnutelné době, může dávat smysl krátkodobé řešení. Pokud pořizujete větší vybavení nebo zásobu, jejíž návratnost se rozloží do delšího období, mělo by tomu odpovídat i splácení.

Rozdíly mezi jednotlivými možnostmi vysvětlujeme v článku Krátkodobý úvěr, splátkový úvěr nebo kreditní linka? Základní pravidlo je jednoduché: doba financování by měla přibližně odpovídat době, za kterou se vložené peníze vrátí do podnikání.

Praktický příklad: materiál za 60 000 Kč pro potvrzenou zakázku

Řemeslník získá zakázku za 110 000 Kč. Před zahájením potřebuje materiál za 60 000 Kč. Zákazník zaplatí 30% zálohu, zbytek po předání práce. Podnikatel tak nemusí financovat celých 60 000 Kč z vlastních prostředků. Nejdříve použije zálohu a teprve zbývající část porovná se stavem svého účtu a dalšími splatnými výdaji.

Pokud mu po zaplacení materiálu zůstane dostatek prostředků na běžný provoz, externí financování vůbec nemusí být potřeba. Pokud by nákup vyčerpal provozní rezervu, řeší pouze rozdíl a současně ví, z jakého příjmu jej po dokončení zakázky splatí.

Nejčastější chyby při nákupu zásob a materiálu

Rizikové je nakupovat jen proto, že dodavatel nabízí slevu, financovat pomalu obrátkové zboží krátkodobým závazkem nebo počítat s tržbami, které nejsou podložené objednávkami ani historií prodejů. Stejně nebezpečné je použít na velký nákup veškerou hotovost a nezanechat nic na běžné výdaje.

Pokud si nejste jistí, kolik volných peněz si můžete dovolit vložit do nákupu, pomůže nejprve jednoduchý cash-flow přehled. Praktický příklad dopadu opožděné úhrady na provozní peníze najdete v článku Odběratel nezaplatil fakturu? Co dělat krok za krokem.

Co si z článku zapamatovat

• U materiálu pro konkrétní zakázku odhadněte, kdy se peníze vrátí po úhradě od zákazníka.

• U zásob sledujte rychlost prodeje a nepřeceňujte význam množstevních slev.

• Do potřebné částky zahrňte i související náklady, ne jen cenu zboží.

• Záloha, etapová fakturace nebo lepší splatnost u dodavatele mohou snížit potřebu externího financování.

• Doba splácení by měla odpovídat tomu, jak rychle se vložené peníze vracejí do podnikání.

Nejčastější otázky

Je lepší koupit větší zásobu se slevou?

Pouze pokud úspora odpovídá skutečné poptávce a nákup nezablokuje peníze, které potřebujete na běžný provoz. Sleva sama o sobě není důvodem k větší objednávce.

Mám na materiál použít vlastní rezervu?

Záleží na tom, kolik prostředků po nákupu zůstane. Rezerva by neměla zmizet kvůli běžnému nákupu, pokud by podnikání následně nezvládlo nečekaný výdaj nebo opožděnou platbu zákazníka.

Kdy může dávat smysl kreditní linka?

Typicky tehdy, když se potřeba dokupovat materiál nebo zásoby opakuje a částky i termíny se mění. Každé čerpání však musí odpovídat reálnému cash flow a schopnosti splácet.

Co když potřebuji materiál ihned, ale dokumenty k úvěru ještě nemám připravené?

Vyplatí se mít potřebné podklady připravené předem. Přehled standardně požadovaných dokumentů najdete v článku o dokladech k podnikatelskému úvěru.

Materiál má vydělávat, ne blokovat provoz

Dobře naplánovaný nákup podporuje zakázku nebo prodej. Špatně načasovaný nákup může naopak vyčerpat hotovost ještě před tím, než začne vydělávat. Před každou větší objednávkou proto pracujte se třemi údaji: kolik peněz skutečně potřebujete, jak dlouho budou vázané a z jakého příjmu se vrátí.

Pokud budete k nákupu materiálu nebo zásob využívat podnikatelské financování, připravte si dopředu potřebné podklady. Jejich přehled najdete v článku Jaké doklady potřebujete k podnikatelskému úvěru?